ビジネスにおいて、保存しておかなければならない書類があることをご存じでしょうか。ここでは書類の保存に関する解説と、書類による期間の違いなどを紹介しています。保存の理由や保存期間を知り、正しく書類を扱いましょう。 目次ビジ […] 改正前の保存期間(10年)の適用により、改正前(平成20年. 日本では保管期間が明確に定められている書類から、定められていない書類まで様々です。, 何故書類を保存するかというと、日常業務で使う以外にも説明責任が問われる機会が増えてきたため、これの証拠として文書を保存する範囲が広がっていることが挙げられます。, 日常でよく使う書類は作成して1年後には利用頻度は数%までに落ちると言われています。, とは言え、いつ使うか分からないといった心理が働いて、なかなか捨てることは出来ません。, しかし、日々情報が増える現代社会ではある程度取捨選択をしていかないと情報に溺れてしまいます。, リテンションとは保持、記憶を意味する言葉ですが、書類を管理する上では書類の保存期間のことを指します。, ※保管はすぐに取り出せる位置に置く 保存は倉庫などに置く といった違いがあります。, 活用頻度の低い書類が溜まりやすい環境は、このリテンションスケジュールが明確に定められていないことが原因として挙げられます。, ちなみにこの話は法律で規定されていない書類に対しての事でして、法律で規定されている書類の場合は当然ながらそれに従うものとする。, 法人税法で帳簿書類の保存は7年間ですが、平成28年の税制改正で欠損金が生じた事業年度については10年間に延長されました。, 契約の上取引している場合は、契約関連書類は少なくともその期間は保存する必要があります。, しかし、明確に定めていない場合、それを社外から見た時に、本当にこの会社は大丈夫なのか?と信頼性に大きく関わってきます。, だからこそ、しっかり社内規定を定めて書類(文書)の対処法について統一する必要があります。, 会社の規模や該当書類の使用頻度によって柔軟に対応すべきですが、いずれも必要最低限の期間を網羅しつつも必要以上に保管することは避けるのが賢明です。, そのためには、ある一定期間を過ぎた書類については「電子化(PDF化」することが最も望ましいです。, 場所も取りませんので、出来る限り社内で発生し社内で消化する資料については電子化することをオススメします。, 次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。. 【1】平成27年度及び平成28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。, 【1】重要な憲法判断があった事件など、史料的価値が高い事件記録等については特別に別途保存(事件記録等保存規程9Ⅱ), 同じマンションなのに敷地権付区分建物と敷地権の登記されていない区分建物があるのですが?!, 財産分与の登記:離婚のときに簡単に「財産分与」を登記原因として登記してはいけない理由と代替案, 配偶者居住権を確保するためには、遺言では足りず、始期付配偶者居住権設定契約と仮登記をするべき, 銀行・信託銀行の相続手続は、本当に「質の悪いブランド品」なのか?!士業の相続手続と徹底比較!, 何代も前の相続で、途中の相続登記を省略できる場合~数次相続で中間省略登記が認められる条件, 進まない相続登記(協力しない相続人がいる場合、相続人が何十人もいる場合)の対応【調停や判決による相続登記】, 子会社・関連会社設立~別会社設立のメリットと、別会社を設立する場合に①子会社にするべきか②社長出資で設立するべきか, 消滅時効が完成していると思っていた債務が実は時効完成していないケース~民間同士の貸借で「期限の利益喪失約款がない場合」や「約款があっても一括請求を受けていない場合」にご注意, 労働時間の原則と例外(時間外労働協定〔36協定〕、変形労働時間制、フレックスタイム制、事業場外みなし労働時間制、裁量労働制), 議案の種類と決議機関。この議案は、株主総会決議が必要なのか?取締役会決議でよいのか?/各種決議の定足数と決議要件, 株主総会のバーチャル開催(ZOOMなどテレビ電話を利用した開催)、ハイブリッド開催, 取締役会の書面決議(決議省略・みなし決議)/書面による議決権行使・委任状出席/テレビ会議・電話会議による出席, 一般社団法人・公益社団法人の社員総会・理事会、一般財団法人・公益財団法人の評議員会・理事会における書面決議(決議省略・みなし決議)/書面による議決権行使/委任状出席, 異なる法人間の合併の可否(株式会社・合同会社・合名会社・合資会社・一般社団法人・一般財団法人・公益社団法人・公益財団法人・NPO法人)【一覧表】, 二人代表取締役ってどうでしょうか?!そのメリット・デメリットと「最強の二人代表取締役」になる方法, 会社法人・個人事業主の方へ~「破産」が頭の片隅をよぎったら…とても大切な3つのこと, 会社法人・個人事業主の破産手続の種類/破産するために必要な費用(司法書士報酬・予納金など), 株主総会決議に異議あるとき(株主総会決議不存在確認・株主総会決議無効確認・株主総会決議取消). 書類の保存期間とは. 法律文書作成のルール ... 根保証契約【図解民法改正】2020.3.31以前締結契約 ... により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されていま …

書類の管理は社内で規定しないと増え続けるばかりか、社外からの信頼も得ることが出来ません。 しかし、保管期間については法律で定められている書類、定められていない書類があります。 どのようにして保管期間を決めるか検討する必要がありますので、しっかり理解する必要があります。 民法改正は,書類の保管期間,電磁的記録の保存期間や実務運用を見直す契機であり,各医療機関において,(改正民法の施行される)2020年4月1日までに取り組むべき課題であると言えます。 以上 1 基本的な考え方 . 法第1条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支え より前)に破棄されている場合があり。 秋田地方法務局能代支局の場合は、平成8年までの書類は. 保管していないとのこと。 実情は、申請書の附属書類等を30年保存しているわけではない。 Copyright © 2019 Shachihata Inc., All Rights Reserved. 文書(書類)に保存期間があるって知ってた? 会社では非常に多くの書類が扱われます。実は、その書類を保存しておく場所や期間で「保管」か「保存」に分かれるのをご存知でしたか? 別表第2. 保存期間満了時の措置の設定基準. 会社で扱われる書類の中には、法令で保存期間が定められているものがあります。たとえば会計帳簿書類の総勘定元帳は10年間保存しなければなりません。書類の種類によって保存期間は異なり、1〜2年の書類、永久保存の書類とさまざまです。重要書類は作成〜廃棄まで、書類のフェーズごとに管理をする必要があります。この記事では会社でよく取り扱われる各書類の保存期間と、書類の保存を簡単に行える方法についてご説明します。, はじめに、書類に定められる保存期間とは何かについて解説します。法令で保存期間の定められている文書は、単に保管しておけばよいわけではなく、保存期間が終了したら、企業のルールに則り速やかに廃棄するなど、持ち続けないようにする管理も必要となります。保存期間のある書類は作成から廃棄までのライフサイクルを適切に管理しましょう。, 一般的に総務関連の書類は2年〜5年、経理関連の書類は7年、会社法に関する書類は10年の保存期間が設けられています。では、書類にはなぜ保存期間が定められているのでしょうか。, 会計帳簿の場合を例にお伝えします。帳簿とは、事業における入出金の流れを体系的に記録した、仕分帳や総勘定元帳などの書類です。帳簿に関連する書類を保存しなければならない理由は、繰越欠損金の繰越や、消費税の仕入税額控除などの申請をするにあたり、これらの保存が法人税法で定められているためです。税務調査が入った際に過去の帳簿を提出できない場合、控除が認められず損をすることになります。, 会計帳簿のように、あらゆる書類の保存期間は、法人税法や消費税法、会社法、金融商品取引法、労働基準法などの法令を根拠として、それぞれ義務付けられています。, それでは、主な書類の保存期間をお示しします。なお、法令で定められていなくても、永年保存が望ましいとされる書類については、会社の判断で永年保存している場合もあります。, ・定款・株主名簿・新株予約権原簿・社債原簿・端株原簿・株券喪失登録簿・登記・訴訟関連書類・宮内庁への提出文書、官公署からの許可書・許可書通達などに関する重要書類・知的所有権の関連書類(特許証や登録証など)・社規、社則およびこれに類する通達書類・効力の永続する契約に関する書類・社報、社内報、重要刊行物・製品の開発・設計に関する重要な書類, ・会計帳簿および事業に関する重要書類(総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳、株式名義書換簿、配当簿、印鑑簿など)・計算書類および附属明細書(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表)・製品の製造・加工・出荷・販売の記録・満期または解約となった契約書・重要会議の記録・委員会議事録・監査役会議事録・取締役会議事録・株主総会議事録, ・資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引き取りに関する帳簿・課税仕入等の税額控除に関する帳簿、請求書など・源泉徴収簿・課税仕入等の税額控除に関する帳簿、請求書など・給与所得者の扶養控除などの申告書・配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書・電子取引の取引情報に関する電磁的記録・取引証憑書類(請求書や見積書など)・有価証券の取引に際し作成された証憑書類・現金の収受、払い出し、預貯金の預け入れ・引き出しに際し作成された取引証憑書類・10年保存が定められている以外の、決算に関して作成された書類 ・取引に関する帳簿(仕訳帳、売掛帳、現金出納帳、固定資産台帳、買掛帳など), ・金融機関が保存する四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し・金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書などの写し・会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告・会計監査報告に関する書類・監査報告に関する書類・従業員の身元保証書・契約書などの書類・産業廃棄物処理の委託契約書・産業廃棄物管理票の写し・有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出書の写し ・事業報告に関する書類, ・家内労働に関する帳簿・身体障害者であることを明示する書類・派遣先・派遣元管理台帳・労働保険、労災保険に関する書類・労働者名簿・賃金台帳・雇入れ・解雇・退職に関する書類・賃金のその他労働関係の重要書類(タイムカード、残業報告書など)・企画業務型裁量労働制についての労使委員会の決議事項の記録・労使委員会記録・社内会議の記録、軽易な契約関係書類など・官公署関係の簡易な認可・出願等の書類・四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し, ・当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書など・臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し, ここまでみてきた通り、会社で取り扱う書類は1年保存する書類、5年保存する書類、永年保存する書類と、さまざまな保存期間が定められています。そこで重要になってくるのが書類の管理方法です。, 紙書類での管理となると、書類のライフサイクルごとの管理ができず、いつ廃棄すべきかなどが不明瞭になるデメリットがあります。表計算ソフトなどに入力をして管理する方法もありますが、やはり期間を管理するのには不向きといえるでしょう。, 保存期間のある書類管理におすすめのツールが、クラウド上でファイル管理が行える文書管理システム「box」です。, boxでは単純に書類を保存しておく機能だけではなく、保存期間が定められている書類のライフサイクルを適切に管理できるようになっています。また、中には電子データとしての保存が認められている書類もあり、そのような書類については電子化することもできます。目的の書類へのアクセスのしやすさ、ペーパーレス化の実現によって、社員の業務効率を上げることも可能になります。, また、boxは安全にクラウドサービスを利用するために欠かせない、世界最高水準のセキュリティとユーザー管理機能を兼ね備えています。書類の内容によってはアクセス権限を役員のみに絞りたい場合や、マネージャー限定にしたい場合もあるかと思いますが、boxではユーザーごとにアクセスレベルを7段階に設定できるようになっています。閲覧やダウンロードの履歴はもちろんログとして残ります。セキュリティ面での安心感が高いことからも、全世界で2020年4月14日現在97,000社以上の企業に活用されている実績があります。, さらに、書類に捺印・回覧ができるクラウド電子決裁サービス「パソコン決裁Cloud」と併用することで、データ管理がスムーズになります。書類の捺印と回覧は「パソコン決裁Cloud」で行い、回覧が完了した書類は「box」で保管すると、これまで書類の捺印〜管理までかかっていた手間を大きく軽減することができます。, 企業で扱う書類には、法令により保存期間が定められているため、書類のライフサイクルごとにクラウドサービスを活用して管理する方法を推奨しました。書類管理が適切に行えるようになることは、管理する社員の煩雑さを回避するだけでなく、コンプライアンス上も必要な対応となります。書類の管理方法にお悩みの方は、boxの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。. はじめに、書類に定められる保存期間とは何かについて解説します。 法令で保存期間の定められている文書は、単に保管しておけばよいわけではなく、保存期間が終了したら、企業のルールに則り速やかに廃棄するなど、持ち続けないようにする管理も必要となります。